ZOEKEN

Wat is kantoorwerk en werkstroom?

Succes in het bedrijfsleven hangt ervan afjuiste organisatie. Zowel managers als gewone werknemers moeten weten wat papierwerk is. Wat zijn de kenmerken, welke typen zijn er en welke regelgevingsdocumenten moeten worden overwogen bij het organiseren van een documentenstroom?

Wat is kantoorwerk

Elke organisatie, ongeacht de vormeigendom en functies, creëert in de loop van zijn activiteiten een verscheidenheid aan papieren. Het kunnen opdrachten en brieven en protocollen zijn. Allemaal behoren tot de organisatorische en administratieve documentatie.

wat is kantoorwerk

Het bijhouden van gegevens is een creatie-activiteit.documenten van de organisatie, uitgevoerd volgens bepaalde regels en vereisten. Meestal wijzen bedrijven speciale werknemers toe die alleen in dit gebied werkzaam zijn. In kleine bedrijven kan de functie van secretaris aan vrijwel elke medewerker worden toegewezen.

Als je de essentie van terminologie begrijpt (wat is dat wel)administratief werk), dan zal de oorsprong van het woord duidelijk worden. Dit is in de eerste plaats de fixatie op de materiële drager van officiële informatie. Tijdens dit proces wordt een organisatorisch-administratief document gecreëerd, dat bepaalde acties verder initieert.

De term 'kantoorwerk' zelf verscheen nogal lang geleden, maar pas halverwege de vorige eeuw werd het geformaliseerd, en werd het verankerd in regelgevende documenten op staatsniveau.

Kantoorwerk en documentbeheer - wat is het?

Een organisatie kan niet onafhankelijk bestaan ​​vanwetgeving. Het heeft altijd papierwerk en documentbeheer. Wat is het, wat zijn de kenmerken van de overdracht van papieren, hoe deze correct te tekenen? Deze problemen worden opgelost door experts: secretaresses, archivarissen, personeelsafdelingen.

Record Keeping Incorporated Recording Informationop een tastbaar medium, de oprichting van een papieren of elektronische handeling. Op basis hiervan wordt de documentenstroom van een organisatie opgebouwd - de verplaatsing van een order of brief, vanaf het maken en eindigen met de uitvoering en verzending naar het archief of de vernietiging.

kantoorwerk en documentstroom wat het is

Afhankelijk van de plaats van creatie van handelspapierenmet betrekking tot werknemers en het beheer van de organisatie van het document is verdeeld in externe en interne. Van de bron hangt af van het verdere pad van de bestelling, bestelling, brief.

Interne organisatie voor documentbeheer omvat de volgende stappen:

  • een conceptdocument maken;
  • coördinatie;
  • ondertekening van het conceptdocument, met datum en registratienummer; vanaf het moment van registratie wordt het beschouwd als officieel gepubliceerd en geaccepteerd voor uitvoering;
  • inhoud brengen aan de uitvoerders en controleren;
  • uitvoering van voorschriften;
  • uitvoering van het uitgevoerde document voor verdere opslag, afhankelijk van het tijdstip en de behoefte;
  • vernietiging van verlopen handelspapieren of hun archivering.
    wat is het beheer van juridische dossiers

De stadia van de externe workflow zijn over het algemeen vergelijkbaar, maar er zijn enkele verschillen:

  • Documenten komen van de zijkant bij de onderneming aan. Dit kunnen papieren zijn van hogere en lagere organisaties, filialen, voorschriften van officiële instanties, rechterlijke bevelen, brieven van burgers.
  • Alle zakelijke documenten die door de organisatie worden ontvangen, moeten de registratieprocedure doorstaan. Ze bevestigt dat ze onder controle worden genomen.
  • De volgende stap is om te werken met het document, vertrouwd te maken of de uitvoering van regelgeving.
  • Indien nodig wordt een officieel antwoord gegeven.
  • De laatste fase is registratie voor opslag op lange termijn of archivering en mogelijke vernietiging.

Daarnaast worden in relatie tot het management van de organisatie de volgende soorten workflow onderscheiden:

  • oplopend - van ondergeschikten naar meerderen (toelichtingen);
  • aflopend - van management tot medewerkers (orders);
  • horizontaal - tussen gelijke posities (handelingen, protocollen).
    wat is administratie en documentcirculatie voor secretaresse

Alle stadia van de verplaatsing van het document moeten worden vastgelegd in speciale journaals. Ze kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd:

  • logs van verplaatsing van documenten;
  • kaarten met documenten;
  • Elektronisch documentenbeheer komt het meest voor in de overgrote meerderheid van organisaties.

Kenmerken van juridisch kantoorwerk

Velen vragen zich af wat een rechtbank is.administratief werk, en hoe verschilt het van het algemene. Een rechtszaak is een enigszins andere reeks documenten en materieel bewijsmateriaal. Goede opslag en verplaatsing zorgt voor transparantie van het rechtshandhavingssysteem. Juridisch administratief werk, in tegenstelling tot organisatie, kan niet vrijwillig zijn. Het wordt onderhouden door geautoriseerde personen en strikt gecontroleerd. Voor hem zijn alle fasen wettelijk en strikt omschreven, inclusief vernietiging.

Secretaressediensten

De meeste medewerkers van het bedrijf zijn zich zeer vaag bewust van wat papierwerk en de documentcirculatie zijn. Voor de secretaresse is dit een professionele activiteit.

wat is de instructie over kantoorwerk

Het bedrijfsecretariaat vervult de hoofdfunctie van documentbeheer. De vorm en kenmerken van de organisatie van de administratie van de onderneming zijn onderverdeeld in de volgende types:

  • Gecentraliseerd - alle secretaresses bevinden zich in dezelfde afdeling en zijn ondergeschikt aan de hoofdklerk of hogere secretaris.
  • Gedecentraliseerd - de secretaresses en medewerkers die hun taken uitvoeren, zijn verspreid over de afdelingen van de organisatie en zijn ondergeschikt aan verschillende chiefs.
  • Gemengd - meestal te vinden in grote organisaties.

De details van documentcirculatie bij de onderneming zullen rechtstreeks afhangen van welke vorm van het secretariaat wordt aangenomen.

Instructies voor kantoorwerk

Ongeacht de grootte en vorm van eigendom,elke organisatie moet een regelgevende handeling zijn die het verkeer van documenten reguleert. Wat is een papieren instructie, en hoe maak je het? Deze vraag betreft niet alleen secretaresses, maar ook managers.

wat is archivering

De instructie over kantoorwerk is internregelgevende handeling van de organisatie, goedgekeurd bij besluit of instructie van het management, van onbeperkte actie. Het bevat alle stadia van het slagen voor het document, lijsten met berichten, waarvan handtekeningen de echtheid van officiële documenten kunnen bevestigen, voorbeelden van ontwerpen, vormen en vormen.

Bijhouden van gegevens

In kleine organisaties met een lage workflow (minder dan 200 per jaar), is er geen twijfel wat de registratie is. Alles wordt bepaald door de werknemers zelf of zelfs de manager.

Als de verantwoordelijkheden voor het archiveren niet zijnzijn rechtstreeks naar de werknemer en niet beschreven in zijn arbeidsovereenkomst, dan moet een decreet worden uitgevaardigd om deze functies toe te wijzen. Dit document moet de extra verantwoordelijkheden, aansprakelijkheid en compensatie beschrijven.

Beheerfuncties voor personeelsrecords

Als de organisatie ten minste één werknemer heeft,dan worden arbeidsdocumenten gemaakt. De vraag wat het beheer van personeelsdossiers is, is vooral relevant voor ondernemingen met een klein aantal werknemers.

Personeelsregistratiebeheer is het aanbieden vande verplaatsing van specifieke documenten met betrekking tot de arbeidsactiviteiten van werknemers. Gewoonlijk worden deze taken uitgevoerd door medewerkers van een speciale eenheid - de personeelsafdeling. Hun functies omvatten het ontvangen, verwerken en opslaan van personeelsdocumentatie. Inclusief de verwerking van persoonlijke gegevens die geheim zijn.

wat is personeelsrecords management

Personeelswerkstroom wordt meestal gescheiden van de algemene uitgevoerd met inachtneming van de regels voor geheimhouding en opslagfuncties.

Office-optimalisatie

Ondanks de snelle ontwikkeling van digitaaltechnologie, veel organisaties zijn moeilijk om de workflow te optimaliseren. Ze gaan op de oude manier verder om papieren correspondentie bij te houden en de gebruikelijke logboeken bij te houden.

Dit komt door twee factoren:

  • weerstand tegen innovaties van werknemers;
  • gebrek aan financiën.

Managers moeten niet vergeten dat de optimalisatie van de workflow met aanzienlijke investeringen een aanzienlijk economisch effect heeft.

  • evaluatie: